Politique de protection des renseignements personnels

Objectif de la politique

L’objectif de cette politique est d’informer les individus au sujet :

• des renseignements personnels que nous recueillons
• de la manière et des raisons pour lesquelles nous les collectons
• de la façon dont ils sont utilisés, communiqués et conservés
• de vos droits concernant vos renseignements personnels
• des façons de nous joindre pour toute question ou demande

Cette politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels traités par Groupe Routo dans le cadre de nos services-conseils, de notre site Web et de nos activités administratives.

Renseignements personnels que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à la prestation de nos services et au fonctionnement de notre entreprise. Cela peut inclure :

Renseignements fournis directement

• Prénom et nom
• Adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale
• Rôle, organisation et coordonnées professionnelles
• Informations liées à des mandats de consultation
• Renseignements de facturation et de paiement
• Communications échangées avec nous

Renseignements collectés automatiquement

Lors de votre interaction avec notre site Web :

• Journaux (logs), témoins (cookies), données analytiques
• Information sur le navigateur, l’appareil et l’utilisation

Nous ne recueillons pas de renseignements personnels sensibles, sauf si cela est strictement nécessaire et obtenu avec un consentement explicite.

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Comment les renseignements personnels sont recueillis

Nous recueillons des renseignements personnels :

• directement auprès de vous (formulaires, courriels, rencontres, appels)
• dans le cadre de la réalisation de mandats de consultation
• par l’intermédiaire de notre site Web et de nos outils numériques
• auprès de tiers, avec votre consentement ou tel que permis par la loi

Pourquoi nous recueillons des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis pour les objectifs suivants :

• Fournir et améliorer nos services-conseils
• Gérer les relations et communications avec nos clients
• Répondre aux demandes et aux requêtes de services
• Gérer l’administration, la facturation et la comptabilité
• Assurer nos opérations et obligations de conformité
• Améliorer notre site Web et l’expérience numérique
• Prévenir la fraude, les erreurs ou l’accès non autorisé

Nous n’utiliserons jamais les renseignements personnels à d’autres fins que celles prévues, sauf avec consentement ou lorsque la loi le permet.

Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec consentement, lequel peut être :

• explicite (écrit, verbal, numérique)
• implicite (lorsque l’information est fournie volontairement à une fin précise)

Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve des exigences légales ou contractuelles.

Communication des renseignements personnels

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des tiers seulement lorsque nécessaire et pour des motifs légitimes, notamment :

• des fournisseurs de services qui nous aident à offrir nos services (outils TI, stockage infonuagique, logiciels de comptabilité)
• des autorités légales, réglementaires ou gouvernementales, lorsque requis

Lorsque des renseignements personnels sont stockés ou accessibles à l’extérieur du Québec, nous nous assurons que des protections équivalentes à la loi québécoise sont en place.

Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel.

Mesures de protection et de sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, afin de protéger les renseignements personnels contre :

• la perte
• le vol
• l’accès non autorisé
• la divulgation
• l’utilisation ou la modification

Ces mesures incluent notamment des contrôles administratifs, un accès restreint, des systèmes sécurisés et des pratiques de protection des données.

Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire afin de :

• remplir les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis
• respecter les exigences légales et réglementaires

Lorsque l’information n’est plus requise, elle est détruite de manière sécurisée ou anonymisée.

Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels :

• nous agirons rapidement afin de réduire les risques
• nous évaluerons si l’incident présente un risque de préjudice sérieux
• lorsque requis, nous aviserons la Commission d’accès à l’information (CAI)
• les personnes concernées seront informées lorsque le risque est sérieux
• un registre des incidents sera tenu, tel que requis par la loi

Vos droits

En vertu de la Loi 25, toute personne a le droit :

• d’accéder à ses renseignements personnels
• de corriger des renseignements incomplets ou inexacts
• de retirer son consentement
• de demander la suppression de renseignements, lorsque applicable
• de connaître la manière dont ses renseignements sont utilisés
• d’obtenir une copie de ses renseignements dans un format structuré (portabilité), lorsque applicable

Témoins (cookies) et technologies Web

Notre site Web peut utiliser des témoins (cookies) ou des technologies similaires afin de :

• améliorer les fonctionnalités
• mesurer la performance du site
• personnaliser le contenu

Les utilisateurs peuvent désactiver les témoins dans les paramètres de leur navigateur.
Lorsque requis, une bannière d’avis de témoins apparaîtra afin d’obtenir le consentement.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Groupe Routo désigne la personne suivante à titre de responsable de la protection des renseignements personnels :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Bobby Roussel
Courriel : info@grouperouto.ca

Cette personne veille au respect de la loi et traite toute question ou demande liée à la protection des renseignements personnels.

Mises à jour de cette politique

Cette politique peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les changements à nos pratiques ou aux exigences légales.
La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site Web.